Planning, administratie en meer
Kids Office ontzorgt kinderopvangorganisaties op elk vlak van de dagelijkse organisatie - van kindplanning en oudercommunicatie tot facturatie, incasso en een altijd bereikbaar kantoor tijdens kantoortijden. Geen telefoontje of mailtje blijft liggen. Via het ouderportaal en dashboard houden de ouders en jij altijd vinger aan de pols, zodat er ruimte overblijft voor wat echt telt: aandacht voor de kinderen.
Een samenwerking met Kids Office voelt als een partnerschap
Wij ondersteunen kinderopvangorganisaties met betrouwbare administratie, planning en advies. Zo creëren we overzicht en rust, zodat jij alle aandacht kunt geven aan de kinderen. Wij verzorgen de volgende diensten:
Van inschrijving, tot plaatsingsovereenkomsten, van e-mails tot telefoontjes: wij verzorgen alle communicatie met ouders en jouw medewerkers alsof we bij jou op kantoor zitten. We werken voor iedere kinderopvang met een eigen e-mailadres, telefoonnummer en persoonlijke huisstijl. Inhoudelijk en juridisch kloppen alle documenten, maar het contact blijft laagdrempelig, persoonlijk en met een vrolijke noot.
Opvolging en wachtlijstbeheer
Van inschrijving tot en met de eerste opvangdag houden wij actief en persoonlijk contact met ouders. We houden de wachtlijst up-to-date, bellen of mailen aanmeldingen gewoon zelf na, en zorgen dat elke ouder snel geholpen wordt en weet waar hij aan toe is. En de contracten? Die regelen we ook: juridisch in orde, in jouw huisstijl en in gewone taal.
Planning en bezetting
Wij plannen de kinderen in de juiste groepen, op de juiste dagen, rekening houdend met leeftijd, de wettelijke kind-ratio's en de beschikbare pedagogisch medewerkers. Verandert het aantal pedagogisch medewerkers, kan de groepsindeling qua leeftijd efficiënter, of komt er een extra ruimte beschikbaar? Dan denken wij actief met je mee.
Facturen, incasso en financieel overzicht
Nooit meer een avond kwijt aan facturatie. Wij verzorgen tijdige en correcte facturatie, regelen een incassocontract bij de bank en houden je debiteuren scherp in de gaten: wie moet er nog betalen, hoe lang staat een factuur al open en wat is de beste, volgende stap? Dat kan je aan ons overlaten. Blijft een factuur te lang openstaan, dan ondernemen we (in overleg met jou) stappen waar nodig. Dat doen we vriendelijk maar vasthoudend, zodat de relatie met ouders goed blijft. Ook bij vragen over kinderopvangtoeslag staan we ouders bij. Periodiek ontvang jij een helder overzicht van je financiën, zodat je grip houdt op je cijfers.
Software en ouderportaal
Alles overzichtelijk op één plek, voor jou en voor ouders. Via ons ouderportaal zien ouders zelf hun planning, facturen en berichten terug: geen onnodige telefoontjes over dingen die ze zelf al kunnen opzoeken. Ook jijzelf hebt overal inzicht in: raadpleeg eenvoudig aanwezigheidslijsten en GGD-rapportages en heb toegang tot al je gegevens via ons boekhoudprogramma, kindplan-software en een persoonlijk online dashboard. Wij werken met verschillende moderne en betrouwbare softwareprogramma's, zodat er voor iedere kinderopvang een passend pakket wordt aangeboden. Zo voelt software niet als een last, maar als een nuttig en natuurlijk onderdeel van jouw kinderopvang.
Continu bereikbaar
Dankzij onze samenwerking is de receptie altijd bemand — ook tijdens vakanties en bij ziekte. Het is alsof je een eigen kantoor hebt. Zo krijg jij je avonden en weekenden terug, terwijl jouw medewerkers hun tijd kunnen besteden aan het belangrijkste: de kinderen. Met vaste contactpersonen vanuit Kids Office die altijd bereikbaar zijn voor jou, de ouders en eventuele medewerkers, leren we elkaar snel kennen. Daarnaast denken we, vanuit onze ervaring, proactief met je mee — over bezetting, efficiëntie of de volgende stap in je groei. Geen los adviesuurtje, of verborgen kosten maar een all-in partner waar je op kunt bouwen.
Samenwerkingsvormen
Het grootste deel van onze klanten maakt gebruik van onze volledige dienstverlenging. Dat betekent dat wij alle bovenstaande onderdelen vanaf de start van onze samenwerking op poten zetten en daarna blijven uitvoeren. Dit doen we zowel voor startende als bestaande kinderopvangorganisaties. Past de volledige dienstverlenging (nog) niet helemaal bij jouw situatie? Dan bieden we ook flexibelere samenwerkingsvormen aan.
Full service
Het grootste deel van onze klanten maakt gebruik van ons fulltime pakket. We verrichten dan al bovenstaande diensten voor jouw kinderopvangorganisatie. Dit doen we voor zowel startende als bestaande kinderopvangorganisaties.
Light service
Spannend om het kantoor volledig via ons te laten draaien? We verrichten één of meerdere van bovenstaande diensten naar keuze voor jouw kinderopvangorganisatie, maar zijn wel vijf dagen per week bereikbaar voor jou en de ouders.
Interim
Heb je (tijdelijk) personeelstekort door of werk je aan een groter project zoals het openen van een nieuwe locatie? Dan nemen wij tijdelijk (een deel van) de werkzaamheden voor onze rekening.
Hosting
Je maakt enkel gebruik van onze software en doet verder alles zelf. Je hebt ons voor advies en ondersteuning binnen handbereik, zodra je daar behoefte aan hebt (bijvoorbeeld bij prijswijzigingen of gewijzigde openingstijden).
Extra voor startende kinderopvang
We denken graag mee over jouw opvangsoorten, openingstijden, indeling van de groepen en prijsstelling. Wij helpen je daarna met het kiezen van een passend kindplan- en boekhoudsysteem. We richten de software volledig voor je in op basis van jouw wensen en nemen de implementatiekosten voor onze rekening. Dat scheelt weer een investering.
"Vanaf de start van onze BSO hebben wij gebruik gemaakt van het fijne advies omtrent prijzen, pakketten, openingstijden. Er kwam meer bij kijken dan ik vooraf had bedacht."
Startende BSO
"Sinds wij onze planning bij Kids Office hebben ondergebracht, is onze bezetting enorm geoptimaliseerd en zijn onze wachtlijsten weer overzichtelijk en up to date."
Bestaande dagopvang
"Ik word altijd vriendelijk en vrolijk te woord gestaan. Ik krijg gelijk iemand aan de telefoon die met mij meedenkt, verstand van zaken heeft en mijn al mijn vragen kan beantwoorden."
Ouder met kinderen op de opvang
Transparante tarieven, passend bij de omvang van jouw kinderopvang
Voor niets gaat de zon op — maar bij Kids Office kom je al voor een verrassend eerlijk tarief een heel eind. Wij stellen onze kennis, ervaring en software beschikbaar voor iedere kinderopvangorganisatie, zonder dat extra personeel hoeft in te zetten of er opstartkosten aan verbonden zijn. Dankzij ons netwerk van samenwerkingspartners, bieden wij onze diensten tegen een betaalbaar tarief. Onze prijs sluit aan bij de omvang van jouw organisatie.
De uiteindelijke prijs hangt af van je omzet, het soort opvang en het gekozen dienstenpakket — met heldere, transparante staffels voor iedereen. Benieuwd wat een samenwerking kost? Neem vrijblijvend contact op, we geven graag een prijs af.
Wat levert een samenwerking met Kids Office jou op?
